Strategia Anuală de Achiziţii Publice 2018 Strategia Anuală de Achiziţii Publice reprezintă totalitatea proceselor de achiziție publică planificate a fi lansate de o autoritate contractantă pe parcursul unui an bugetar
Noţiuni introductive În conformitate cu prevederile art.11 alin.(2) din HG nr.395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice, Autoritatea Electorală Permanentă (AEP), prin Direcţia Administrativă şi Achiziţii Publice (DAAP), a realizat Strategia anuală de Achiziţii Publice 2018. În conformitate cu prevederile art.11 alin.(3) din HG 395/2016 Strategia Anuală de Achiziţii Publice 2017 este aprobată de conducătorul autorităţii contractante. Strategia Anuală de Achiziţii Publice 2018 cuprinde totalitatea proceselor de achiziţie publică de produse, servicii şi lucrări planificate a fi lansate şi/sau derulate pe parcursul anului bugetar 2018 de către AEP, în calitate de autoritate contractantă. În cadrul Strategiei Anuale de Achiziţii Publice 2018, DAAP a elaborat Programul anual al achiziţiilor publice 2018 inclusiv Anexa privind achiziţiile directe utilizat ca instrument managerial pentru planificarea şi monitorizarea portofoliului de procese de achiziţii de produse, servicii şi lucrări la nivelul AEP. Planificarea achiziţiilor publice pentru anul 2018 a fost realizată cu luarea în considerare necesităţilor identificate la nivelul structurilor organizatorice ale AEP şi a modalităţilor de achiziţie reglementate de Legea 98/2016 privind achiziţiile publice şi HG 395/2016. AEP a procedat la întocmirea prezentei Strategii prin utilizarea informaţiilor cel puţin a următoarelor elemente estimative:

• necesităţile identificate la nivel de autoritate contractantă având la bază referatele de necesitate întocmite de şefii de compartimente din AEP pentru anul 2018, ca fiind necesar a fi satisfăcute ca rezultat al unui proces de achiziţie;
• valoarea estimată a achiziţiei corespunzătoare fiecărei necesităţi (oferte din catalog SEAP, oferte colectate de pe piaţă sau internet, istoric de preţ pe solicitări similare din anii precedenţi);
• capacitatea profesională existentă la nivel de autoritate contractantă pentru derularea unui proces care să asigure beneficiile anticipate;
• resursele existente la nivel de autoritate contractantă care pot fi alocate derulării proceselor de achiziţii publice.

Autoritatea contractantă are dreptul de a opera modificări sau completări ulterioare în cadrul strategiei anuale de achiziţie publică, modificări/completări care se aprobă de către conducătorul instituţiei, introducerea acestor modificări în Strategie fiind condiţionată de identificarea surselor de finanţare, conform art. 11 alin.(5) din HG 395/2016.   Obiectivele Strategiei anuale de achiziţii publice 2018 Pentru anul 2018 au fost stabilite următoarele obiective pentru gestionarea portofoliului de achiziţii publice care face obiectul Strategiei Anuale de Achiziţii Publice a AEP:

• Obiectiv general:
  • Asigurarea necesarului de produse, servicii şi lucrări pentru asigurarea bunei funcţionări şi dezvoltări a AEP, în condiţii de legalitate, eficienţă şi eficacitate.
• Obiective specifice:
  • Creşterea transparenţei proceselor de achiziţii publice de produse, servicii şi lucrări derulate de AEP;
  • Creşterea eficienţei proceselor de achiziţie publică, respectiv asigurarea necesarului de produse/servicii/lucrări de calitate, la cele mai bune costuri/preţuri de achiziţie, în condiţii de legalitate;
  • Planificarea şi organizarea adecvată a proceselor de achiziţie publică în vederea prevenirii apariţiei de întârzieri în asigurarea necesarului de produse, servicii şi lucrări pentru desfăşurarea corespunzătoare a activităţilor specifice ale AEP;
  • Utilizarea eficientă a resurselor profesionale şi financiare ale AEP pentru asigurarea necesarului de produse, servicii şi lucrări în anul 2018.

Pentru ducerea la îndeplinire a acestor obiective, în cadrul AEP este organizată şi funcţionează DAAP ale cărei atribuţii funcţional – organizatorice sunt cele stabilite prin HG 395/2016 şi HP 4/2016 privind aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a Autorităţii Electorale Permanente şi a Centrului "Expert electoral". Potrivit prevederilor alin.(4) şi (5) ale art.2 din HG 395/2016, celelalte compartimente ale AEP au obligaţia de a sprijini activitatea compartimentului intern specializat în domeniul achiziţiilor (DAAP), în funcţie de specificul şi complexitatea obiectului achiziţiei. Sprijinirea activităţii compartimentului intern specializat în domeniul achiziţiilor publice (DAAP) se realizează, fără a se limita la acestea, prin:

1. a) transmiterea referatelor de necesitate care cuprind necesităţile de produse, servicii şi lucrări, valoarea estimată a acestora, precum şi informaţiile de care dispun, potrivit competenţelor, necesare pentru elaborarea strategiei de contractare a respectivelor contracte/acorduri-cadru;
2. b) transmiterea, dacă este cazul, a specificaţiilor tehnice aşa cum sunt acestea prevăzute la art. 155 din Legea 98/2016;
3. c) în funcţie de natura şi complexitatea necesităţilor identificate în referatele prevăzute la lit.a), transmiterea de informaţii cu privire la preţul unitar/total actualizat al respectivelor necesităţi, în urma unei cercetări a pieţei sau pe bază istorică;
4. d) informarea cu privire la fondurile alocate pentru fiecare destinaţie, precum şi poziţia bugetară a acestora;
5. e) informarea justificată cu privire la eventualele modificări intervenite în execuţia contractelor şi acordurilor-cadru, care cuprinde cauza, motivele şi oportunitatea modificărilor propuse;
6. f) transmiterea documentului constatator privind modul de îndeplinire a clauzelor contractuale.

Pentru realizarea achiziţiilor, DAAP va utiliza după caz, potrivit dispoziţiilor legale în vigoare, atât proceduri de achiziţie publică căt şi metoda „achiziţiei directe”. Pentru achiziţii de servicii sociale şi alte servicii specifice din categoria celor menţionate în Anexa 2 a Legii 98/2016, dacă valoarea estimată este mai mare decât nivelul menţionat la art.7 alin.(5) din Legea 98/2016 şi mai mică decât cel precizat la art.7 alin.(1) lit.c) din acelaşi act normativ, DAAP va utiliza o procedură proprie de achiziţie, astfel cum este permis în temeiul art.101 alin.(2) din HG 395/2016. La alegerea modalităţilor de achiziţie (procedură legiferată, metoda „achiziţiei directe” sau procedură proprie AEP) Autoritatea va opta pentru cumularea valorilor estimate a tuturor achiziţiilor cu acelaşi obiect, astfel cum este permis prin variantele descrise la art.17 alin.(1) lit.a) din HG 395/2006 cu evidenţierea scopului principal al viitoarelor achiziţii potrivit art.16 alin.(2) din acelaşi act normativ. Regula o reprezintă achiziţiile în sistem online (SEAP), neutilizarea sistemului SEAP fiind permisă doar pentru situaţiile precizate la art.43 alin.(3) din HG 395/2016 sau pentru procedura proprie aplicata serviciilor din Anexa 2 a Legii 98/2016. Pentru toate achiziţiile derulate de către AEP, criteriul de atribuire va fi preţul cel mai scăzut identificat necesităţii reale a compartimentelor din structura instituţiei, obţinându-se astfel maximizarea realizării obiectivului în condiţiile utilizării eficiente a fondurilor bugetare alocate. Pentru achiziţiile care au ca obiect atât furnizarea de produse cât şi prestarea de servicii, AEP optează pentru semnarea unui singur contract, nelotizat, pentru a evita situaţiile când, în cazul unei disfuncţionalităţi sau întârzieri, operatorii economici să se acuze reciproc, blocând astfel derularea în condiţii optime şi la timp a proiectelor AEP. Programul Anual al Achiziţiilor Publice este componentă a Strategiei Anuale de Achiziţii Publice, făcând parte integrantă din aceasta. Achiziţiile directe de produse, servicii şi lucrări planificate pentru anul 2018 se constituie în Anexa 1 la Programul Anual al Achiziţiilor Publice 2018. Programul anual al achiziţiilor publice 2018 a fost realizat cu respectarea prevederilor art. 12- 15 din HG 395/2016, precum şi a Ordinului Preşedintelui ANAP 281/2016. Programul Anual al Achiziţiilor Publice 2018 al AEP este prezentat în Anexa la prezenta Strategie Anuală de Achiziţii Publice 2018. În elaborarea Programului Anual al Achiziţiilor Publice 2018 au fost avute în vedere următoarele elemente:

1. necesităţile obiective de produse, servicii şi lucrări identificate în Referatele de necesitate elaborate de structurile organizatorice ale AEP;
2. definirea obiectului achiziţiei şi punerea în corespondenţa cu codul CPV - în conformitate cu prevederile art.16 alin.(2) din HG 395/2016, (pentru a asigura corespondenţa obiectului achiziţiei cu codurile CPV a fost utilizat Nomenclatorul CPV rev 2) cu evidenţierea scopului principal al viitoarelor achiziţii;
3. valoarea estimată a achiziţiei s-a determinat pornind de la informaţiile cuprinse în Referatele de necesitate, pe baza martorilor de preţ ataşati (oferte piaţă/internet, extrase din catalogul de oferte SEAP, istoric de preţ din ani precedenţi ) şi se exprimă în lei, fără TVA;
4. procedura de atribuire/metoda „achiziţiei directe”/procedura proprie care va fi utilizată - s-a stabilit prin raportare la obiectul achiziţiei, valoarea estimată şi aplicarea pragurilor valorice reglementate la art.7 din Legea 98/2016, cu evidenţierea scopului principal al viitoarelor achiziţii;
5. gradul de prioritate/prioritizarea achiziţiilor publice - s-a realizat pornind de la informaţiile furnizate în Referatele de necesitate, cu privire la data/perioada când este necesară furnizarea produselor/prestarea serviciilor/execuţia lucrărilor, precum şi prin raportare la complexitatea procedurii, durata estimată pentru pregătirea achiziţiei, organizarea procedurilor şi atribuirea acordului cadru/contractului de achiziţie publică, resursele profesionale existente şi necesare;
6. stabilirea datei de iniţiere şi a de finalizare a achiziţiei – optăm pentru menţionarea perioadelor estimate pentru începerea/finalizarea procedurii în sens mai larg, respectiv folosirea sintagmei „trimestru”;
7. definirea sursei bugetare – AEP este ordonator principal de credite finanţat de la bugetul de stat.
8. stabilirea responsabilităţilor privind realizarea achiziţiei - responsabilii achiziţiei au fost desemnaţi din cadrul DAAP – în cadrul procedurilor Preşedintele AEP numeşte prin Ordin comisii de evaluare a ofertelor.

În termen de 5 zile lucrătoare de la data aprobării de către ordonatorul de credite a Programului Anual de Achiziţii, DAAP îl publică în SEAP. Publicarea se va face semestrial. AEP are obligaţia respectării termenului de 5 zile lucrătoare şi pentru publicarea modificărilor/completărilor intervenite asupra Programului Anual al Achiziţiilor. În anul 2017 AEP a depus documentaţia pentru a obţine finanţare europeană prin POCA (Programul Operaţional Capacitate Administrativă). Dacă proiectul va fi aprobat (eligibil), DAAP va întocmi şi supune aprobării ordonatorului de credite, în conformitate cu art.13 din HG 395/2016 un Program Anual de Achiziţii destinat proiectului ce ar urma să primească finanţare de la Uniunea Europeană. Pregătirea, organizarea procedurilor de achiziţie publică şi atribuirea contractului de achiziţie publică vor fi realizate în principal, de către personalul DAAP cu participarea comisiilor de evaluare a ofertelor.
Managementul contractelor va fi asigurat de responsabilii cu derularea contractelor desemnaţi de compartimentele beneficiare ale achiziţiei.
Perfectarea contractelor ce urmează a fi încheiate în urma aplicării procedurilor şi metodei de achiziţii publice este atributul Direcţiei Juridice şi Resurse Umane.
În acest sens, DJRU va întocmi modele de contract (furnizare, servicii, lucrări) care vor trebui să conţină şi elementele în baza cărora, responsabilii controlului financiar preventiv propriu vor acorda viza CFPP proiectelor de contract.
Aceste modele, se vor utiliza ca drafturi şi în documentaţiile de atribuire ce vor fi utilizate în procedurile de atribuire pe care DAAP le va iniţia în numele AEP.
Semnatarii contractelor din partea AEP sunt de regulă, ordonatorul de credite, directorul Direcţiei Financiare şi Salarizare şi reprezentantul Direcţiei Juridice şi Resurse Umane şi şeful compartimentului beneficiar al contractului (iniţiator al referatului de necesitate şi al Caietului de Sarcini/Anexei tehnice).
Toate proiectele de contract vor trebui să poarte viza de control financiar preventiv propriu (CFPP) în conformitate cu prevederile Ordinului MFP 923/2014 , republicat, pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv şi a Codului specific de norme profesionale pentru persoanele care desfăşoară activitatea de control financiar preventiv propriu şi ale Normelor metodologice specifice referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv propriu în cadrul Autorităţii Electorale Permanente aprobate prin Ordinul Preşedintelui AEP nr.590/2017.
Sistemul de control managerial intern Activităţile de achiziţii publice necesită un sistem distinct de planificare, derulare şi monitorizare, pentru a asigura respectarea prevederilor legale în materia achiziţiilor publice şi asigurarea necesarului de produse, servicii şi lucrări necesare pentru funcţionarea AEP, în condiţii de calitate, eficienţă şi eficacitate.
Dată fiind complexitatea proceselor de achiziţii publice, este necesară definirea, prin proceduri operaţionale distincte, a unui mod de lucru unitar, pentru fiecare etapă de realizare a procesului de achiziţii publice, precum şi pentru fiecare modalitate/procedură specifică de realizare a achiziţiei publice, care să asigure aplicarea corespunzătoare a legislaţiei specifice în materia achiziţiilor publice de produse, servicii şi lucrări. Având în vedere noua legislaţie privind achiziţiile publice adoptată în anul 2016 precum şi faptul că structura organizatorică a AEP a fost modificată prin lege, procedurile operaţionale parte a sistemului de control intern managerial intern al AEP, sunt în curs de revizuire/actualizare urmând a fi aprobate până la finalul trimestrului I al anului 2018.
Prevederi finale şi tranzitorii DAAP va întreprinde demersurile necesare pentru înregistrarea/reînnoirea/recuperarea înregistrării autorităţii contractante în SEAP sau recuperarea certificatului digital, dacă este cazul. DAAP va îndeplinii obligaţiile referitoare la publicitate, astfel cum sunt acestea prevăzute de Legea nr.98/2016. DAAP va aplica şi va finaliza procedurile de atribuire. DAAP va realiza achiziţiile directe. DAAP va constituii şi va păstra dosarul achiziţiei publice. Prezenta Strategie Anuală de Achiziţii Publice pentru anul 2018 se va publica pe pagina de internet www.roaep.ro.