Solicitarea Autorității Electorale Permanente pentru propuneri privind valoarea estimată a achiziției serviciilor de consultanță de specialitate în vederea scrierii studiului de fezabilitate pentru dezvoltarea și modernizarea facilităților operaționale ale sistemului informatic folosit în procesele electorale și transformarea acestuia în Sistemul Informatic pentru Procese Electorale (SIPE)

   

 

1. TERMEN PROIECT : 18 mai – 7 iunie 2021

 

2. PREZENTARE:

Autoritatea Electorală Permanentă își desfășoară activitatea în domeniul electoral, având misiunea de a asigura organizarea și desfășurarea alegerilor și a referendumurilor, precum și finanțarea partidelor politice și a campaniilor electorale, cu respectarea Constituției, a legii și a standardelor internaționale și europene în materie, cu respectarea principiilor independenței, imparțialității, legalității, transparenței, eficienței, profesionalismului, responsabilității, sustenabilității, predictibilității și legitimității.

În vederea îndeplinirii obiectivului general trasat de Parlamentul României prin  Legea nr. 208/2015 privind alegerea Senatului și a Camerei Deputaților, precum și pentru organizarea și funcționarea Autorității Electorale Permanente, de “a asigura organizarea și desfășurarea alegerilor și a referendumurilor, precum și finanțarea partidelor politice, cu respectarea Constituției, a legii și a standardelor internaționale și europene în materie”, Autoritatea Electorală Permanentă intenționează să obțină, prin achiziția unor servicii de consultanță specializată în vederea modernizării sistemului informatic suport pentru procesele electorale, denumit în continuare Sistemul Informatic pentru Procesele Electorale (SIPE), următoarele beneficii:

• Dezvoltarea și modernizarea facilităților operaționale ale SIPE din punct de vedere al performanțelor tehnologice și funcționale.
• Asigurarea siguranței în funcționare și unui nivel superior de securitate cibernetică a SIPE, care să răspundă eficient amenințărilor actuale din spațiul cibernetic.
• Obținerea unui sistem informatic actualizat care să răspundă eficient necesităților prezente în domeniul electoral și îndeplinirii atribuțiilor autorității de informatizare a alegerilor si a referendumurilor.

Conform Legii 208/2015, art. 24, Registrul Electoral este un sistem informatic național de înregistrare și actualizare a datelor de identificare a cetățenilor români cu drept de vot și a informațiilor privind arondarea acestora la secțiile de votare, folosit la nivel național de aproximativ 16000 de utilizatori. Registrul Electoral funcționează în vederea asigurării următoarelor obiective: a) înregistrarea și actualizarea datelor de identificare a cetățenilor români cu drept de vot; b) realizarea comunicărilor prevăzute de lege privind datele de identificare a alegătorilor și arondarea acestora la secțiile de votare; c) arondarea cetățenilor români cu drept de vot la secțiile de votare; d) realizarea listelor electorale permanente; e) realizarea comunicărilor prevăzute de lege privind actualizarea listelor electorale permanente. Aplicațiile și sistemele corelate cu Registrul Electoral, folosite în procesele electorale, conform legii 208/2015, art. 103, îndeplinesc următoarele cerințe:

• modul de delimitare a secțiilor de votare, de stabilire a localurilor secțiilor de vot și a sediilor birourilor electorale
• programe de informare și educare a alegătorilor asupra sistemului electoral românesc
• programe specifice de instruire și formare profesională în materie electorală pentru personalul autorităților și instituțiilor, cu atribuții în organizarea și desfășurarea alegerilor, precum și pentru persoanele care pot deveni membri ai birourilor electorale și operatori de calculator în secțiile de votare
• centralizare a datelor din procesele-verbale privind consemnarea rezultatelor votării și monitorizare a prezenței la vot și de prevenire a votului ilegal
• colectare de date și de informare periodică a opiniei publice privind prezența populației la vot

Registrul Electoral cuprinde o soluție de recuperare DR (disaster recovery) implementată la Reșița, pentru asigurarea funcționării și accesul la datele gestionate indiferent de problemele de funcționare a site-ului principal (centrul de date din București).

Arhitectura logică a acestuia este organizată stratificat, fiecare strat utilizând serviciile expuse de stratul inferior și furnizând servicii stratului superior, bazat pe 3 niveluri prin care se permite actualizarea sau înlocuirea independentă a oricărui nivel în funcție de modificări aduse în urma cerințelor sau a modificărilor tehnologice:

1. Prezentare – Nivelul superior al aplicației care afișează conținutul portalului. Comunică cu celelalte niveluri prin afișarea de rezultate în browser.
2. Aplicație – Nivelul aplicație este și nivelul logic al aplicației, desprins din nivelul de prezentare, controlând funcționalitățile aplicației și oferind procesarea detaliată a datelor.
3. Date – Nivel alcătuit din servere de baze de date unde informația este stocată și preluată. Acest nivel păstrează datele neutre și independente față de serverele de aplicații sau de nivelul logic.

Din punct de vedere funcțional, RE este alcătuit din două zone principale:

1. Interfață publică, disponibilă tuturor cetățenilor care doresc să aibă acces la datele publice din RE, cu funcționalitățile:
   • Identificare secție de votare
   • Creare cont în RE în interfața publică
   • Modul de accesare cereri predefinite – facilitarea comunicării cetățenilor cu primarul, cererea de vot la reședință etc
2. Interfața privată disponibilă utilizatorilor instituționali (AEP, Primării, MAE, STS)

 

În scopul modernizării sistemului informatic folosit în procesele electorale se dorește elaborarea unei strategii de dezvoltare prin care să se redefinească infrastructura IT&C și să se transforme într-un sistem informatic care să înglobeze toate sistemele și aplicațiile informatice care vor deservi în totalitate procesele electorale – SIPE, conform activităților specifice atât perioadelor electorale cât și post/pre electorale, în conformitate cu legislația, reglementările, tendințele și best-practices, prin selectarea unui consultant cu experiență și expertiză dovedită în domeniu, care să poată oferi soluții de modernizare și optimizare tehnico-economică.

Obiectivul general al AEP este modernizarea sistemului informatic existent și dezvoltarea acestui sistem unitar, securizat, flexibil, scalabil, redundant, conform legislației specifice, care să asigure funcționalitățile necesare conform cerințelor existente precum și perspectivelor și tendințelor de informatizare în domeniul electoral.

Principalele beneficii urmărite de către AEP sunt:

• Realizarea unei infrastructuri/sistem modern, actualizat, sigur care să satisfacă din toate punctele de vedere nevoile entităților implicate în procesele electorale;
• Asigurarea eficienței economice prin integrarea pe cât posibil a investițiilor actuale și eliminarea redundanțelor funcționale inutile;
• Optimizarea procesului de bugetare a investiției necesare pentru realizarea scopului declarat;

3. SOLICITĂRILE AUTORITĂȚII CONTRACTANTE

Autoritatea contractantă dorește să obțină în urma procedurii de consultare a pieței informații despre valoarea estimată a procedurii de achiziție publică pentru întocmirea studiului de fezabilitate în vederea modernizării Sistemului informatic suport pentru procesele electorale (SIPE).

Pentru ca persoanele interesate sa poată stabili valoarea estimata a serviciilor de elaborare SF, consideram ca aspectele minime ce trebuie luate in considerare din punct de vedere al serviciilor ce vor face obiectul unei proceduri de achiziție viitoare, sunt următoarele;

• analiza sistemului informatic din punct de vedere al capacității tehnice și funcționale pentru a răspunde scopului trasat, identificarea și clasificarea tehnologiilor existente la nivel hardware, software și aplicații, identificarea parametrilor de calitate pentru funcționarea optimă a sistemului în toate perioadele (electorale și post/pre electorale), analiza funcționării sistemului în condiții de siguranță și securitate;
• Analiza practicilor și tendințelor de dezvoltare informatică în domeniul electoral, propuneri privind direcțiile de dezvoltare IT&C în conformitate cu tendințele tehnologice, standardele și bunele practici in domeniu.
• Consultanță de specialitate specifică pentru realizarea unei arhitecturi IT&C tehnice și funcționale a SIPE actualizată, securizată, flexibilă, scalabilă, redundantă, conform standardelor specifice, în armonie cu procesele electorale, care să deservească total scopurilor și nevoilor și să optimizeze costurile;
• Suport pentru definirea specificațiilor tehnice ale echipamentelor / produselor / aplicațiilor / serviciilor ce vor face obiectul modernizării sistemului.
• Suport pentru definirea serviciilor asociate necesare funcționării în bune și sigure condiții a SIPE și proceselor electorale – administrare, supervizare, mentenanță, asistență specializată în perioadele electorale, etc.
• Elaborarea politicilor de administrare și securitate SIPE.

Principalele cerințe ale serviciilor solicitate sunt:

1. Analiza situației existente:
   1. Analiza cadrului legislativ
   2. Analiza proceselor electorale și integrarea SIPE cu acestea
   3. Analiza infrastructurii și a modulelor sistemului informatic
2. Elaborarea propunerii de modernizare:
   1. Stabilirea modulelor arhitecturii sistemului
   2. Elaborarea variantelor de arhitecturi tehnologice necesare (HW si SW)
   3. Enunțarea preliminară a opțiunilor, recomandări
   4. Evaluarea opțiunilor/recomandărilor
   5. Selecționarea soluției optime si validarea arhitecturii tehnologice propuse
   6. Modalitatea de implementare cu asigurarea continuității furnizării tuturor serviciilor existente;
   7. Planificarea etapelor de realizare, prioritizarea acțiunilor asociate acestor etape;
   8. Evaluarea financiară pentru modernizarea sistemului, defalcată pe etape de realizare – acțiuni
   9. Evaluarea financiară a serviciilor asociate SIPE pentru o perioadă de minim 5 ani
   10. Stabilirea cerințelor concrete pentru realizarea SIPE;

 

Consultantul desemnat castigator in urma derularii procedurii de atribuire a contractului de elaborare a Studiului de Fezabilitate va trebui să:

• realizeze analiza sistemului existent și să elaboreze arhitectura adaptată la necesitățile utilizatorilor acestuia, care să îndeplinească performanțele cerute de nevoile curente și de direcțiile de dezvoltare viitoare.
• Ofere consultanță în vederea determinării valorii estimate a achiziției serviciilor de consultanță de specialitate pentru dezvoltarea și modernizarea facilităților operaționale ale sistemului informatic folosit în procesele electorale și transformarea acestuia în Sistemul Informatic pentru Procese Electorale (SIPE)

 

În vederea unei imagini cât mai clare asupra costurilor cu resursa umană ce vor fi angrenate în scrierea studiului de fezabilitate recomandăm ca profilele de experți angrenați în proiect să fie următoarele:

1. Project manager

• Studii superioare în domeniul tehnic
• Certificare project management recunoscută internațional (PMP, Prince, etc)
• Experiență în managementul proiectelor IT&C

2. Team leader

• Studii superioare în domeniul IT&C/tehnic
• Experiență în coordonarea echipei de proiect, în identificarea riscurilor și problemelor tehnice

3. Business analyst

• Studii superioare în domeniul financiar/IT&C/tehnic
• Certificări recunoscute internațional (ex. MBA, etc)
• Cunoștințe în domeniul analizei cerințelor de business și funcționale și identificarea scenariilor de utilizare
• Experiență în identificarea și documentarea proceselor într-o organizație

4. Solution architect

• Studii superioare în domeniul IT&C/tehnic
• Certificări recunoscute internațional (ex. ITIL, etc)
• Cunoștințe în domeniul arhitecturii de sistem
• Experiență în proeictarea și implementarea de arhitecturi de soluții IT&C Enterprise

5. IT specialist (Hardware)

• Studii superioare în domeniul IT&C/tehnic
• Certificări recunoscute de producători (ex. IBM, Dell, HP, Lenovo, etc)
• Cunoștințe în domeniul serverelor, produselor de stocare date, virtualizare, etc
• Experiență în proiectarea și realizarea de arhitecturi hardware, servere, echipamente de stocare, virtualizare, etc

6. IT specialist (software)

• Studii superioare în domeniul IT&C/tehnic
• Certificări recunoscute de producători
• Cunoștințe în domeniul software de bază, virtualizare, baze de date, limbaje de programare
• Experiență în soluții software bazate pe tehnologii Microsoft, Linux, etc; soluții de virtualizare (ex. EMC, etc), baze de date (ex. Oracle, etc)

7. Network specialist / Security expert

• Studii superioare în domeniul IT&C/tehnic
• Certificări recunoscute internațional (ex. Cisco, Fortinet, CISA etc)
• Cunoștințe în domeniul produselor și echipamentelor de comunicații și securitate informatică (router, switch, firewall, SIEM, etc)
• Experiență în proiectarea, realizarea și auditarea sistemelor IT&C

 

Documentul prezentat în continuare este o recomandare etapizată privind estimarea resurselor necesare pentru dezvoltarea și modernizarea facilităților operaționale ale sistemului informatic. Recomandăm ca Ofertantul să prezinte estimarea valorii pentru experții ce vor întocmi studiul de fezabilitate în formatul tabelar de mai jos:

 

Obiective

Participanti	Metoda	Estimat om-zile
Factori decidenti AEP/ Sefi structura DIPE / Echipa analiza consultant	Interviu	…MD

 

Analiza fenomenelor estimat a fi acoperite de SIPE (analiza structurii şi a proceselor implicate)

Participanti	Metoda	Estimat om-zile
Sefi structuri/ personal IT AEP / Echipa analiza consultant	Interviu/documente tehnice și proceduri	…MD

 

 

Analiza fluxurilor informaţionale – direct implicate şi colaterale sau cu efect în fenomenele urmărite

Participanti	Metoda	Estimat om-zile
Sefi structura DIPE/ personal IT AEP / Echipa analiza consultant	Interviu/documente tehnice și proceduri	…MD

 

Identificare cerinţe şi restricţii legate de performanţă (standarde/reglementări, software, hardware, interfeţe – hardware-interface, user-interface, communication-interface, cu alte sisteme informatice)

Participanti	Metoda	Estimat om-zile
Sefi structura DIPE / personal IT AEP / Echipa analiza consultant	Interviu/documente tehnice	…MD

 

Estimare arhitectură de sistem

Participanti	Metoda	Estimat om-zile
Echipa de analiză consultant		…MD

 

Modularizarea SIPE pentru a răspunde cerinţelor şi restricţiilor impuse

Participanti	Metoda	Estimat om-zile
Echipa de analiza consultant		…MD

 

Etapizare și cerințe realizare proiect și trecere în producție

Participanti	Metoda	Estimat om-zile
Echipa de analiză consultant		…MD

 

Analiza economico-financiară

Participanti	Metoda	Estimat om-zile
Echipa de analiză consultant		…MD

 

Sumar estimare costuri (om-zi, durată calendaristică)

Persoane implicate	Număr MD	Estimat durata / valoare
Personal specializat consultant	….	… luni calendaristice / … lei

 

4. Calendar activități

 

Autoritatea dorește ca până la data de 2 iunie 2021 pe adresele de email registratura@roaep.ro și ovidiu.oproaica@roaep.ro să fie prezentate propunerile privind valoarea estimată a achiziției serviciilor de consultanță de specialitate în vederea scrierii studiului de fezabilitate pentru dezvoltarea și modernizarea facilităților operaționale ale sistemului informatic folosit în procesele electorale și transformarea acestuia în Sistemul  Informatic pentru Procese Electorale (SIPE).

Pentru lămuriri/clarificări/consultari cu privire la proiect ofertanții se pot înscrie până la data de 25 mai 2021, ora 12.00, la sesiuni de întâlniri individuale cu reprezentanții autoritatii contractante, prin transmiterea intenției pe email la adresele registratura@roaep.ro și ovidiu.oproaica@roaep.ro.  Întâlnirile vor avea loc pe data de 26 mai 2021, iar orele fixate pentru acestea de reprezentanții AEP se vor transmite pe email.

 

 

Publicitatea prezentei consultari de piata este asigurata si prin SEAP.

 

OBIECT CONSULTARE *

Consultari privind valoarea estimată a achiziției serviciilor de consultanță de specialitate în vederea scrierii SF pentru dezvoltarea și modernizarea facilităților operaționale ale sist. inf. folosit în procesele electorale și transformarea acestuia în Sistemul  Informatic pentru Procese Electorale

 

DATA LIMITA TRANSMITERE PROPUNERI *

02.06.2021 0:00

 

DATA LIMITA CONSULTARE *

07.06.2021 0:00

 

ASPECTE SUPUSE CONSULTARII *

Autoritatea contractantă dorește să obțină în urma procedurii de consultare a pieței informații despre valoarea estimată a procedurii de achiziție publică pentru întocmirea studiului de fezabilitate în vederea modernizării Sistemului informatic suport pentru procesele electorale (SIPE).